طريقة إعداد تقرير عمل

التقرير هو أحد الطرق المهمة لإنجاز عملٍ ما في الشركة؛ وذلك لأنه يوضح مراحل إنجاز العمل، ويحتوي التقرير على الخطط اللازم اتباعها والالتزام بها لتحقيق الأهداف المرجوّة من الشركة، وبالتالي يمكن من خلاله تحسين العمل والنواتج الصادرة من الشركة، ويوجد نوعان من تقارير العمل؛ وهما: التقارير المفصلة، والتقارير المختصرة.

• إعداد التقرير: وذلك عن طريق تفسير الهدف من كتابته، وتحديد النتائج الواجب تدوينها في التقرير.
• ترتيب التقرير: يجب أن يتضمن التقرير مقدمة تفسّر الموضوع الذي سيشمله التقرير، ثمّ كتابة موضوع التقرير عن طريق بتعداد النقاط المهمة وشرحها، ويفضّل كتابة التقرير على شكل أرقام وأجزاء؛ لتسهيل قراءته، والرجوع إليه لاحقاً، كما يجب الالتزام بكتابة المعلومات بأسلوب بسيط وواضح، ولغةٍ غير معقدة.

• تحديد الهدف من كتابة التقرير؛ وذلك بتحديد غرضه الرئيسي، والأسباب الدافعة لكتابته، وتوفير معلومات شاملة وواضحة وكاملة عن موضوع التقرير، وتجنّب تدوين أي معلومة لا تخدم النص.
• تحديد الجهة التي ستقرأ التقرير، فإذا كان تقرير العمل موجّهاً إلى إدارة الشركة، فيجب الالتزام بعرض معلوماتٍ شاملةٍ وتفاصيلٍ مهمةٍ، على عكس التقارير المكتوبة بين الزملاء في الشركة؛ حيث تكون مختصرة عادةً.
• تدوين ملاحظات خاصة بطريقة سير العمل في الشركة في الفترة الحالية، والطريقة التي تواجه بها الشركة المشكلة أو القضية التي يتحدث عنها التقرير.
• وضع المعلومات الخاصة بقضية التقرير، وغالباً ما تختلف هذه المعلومات باختلاف الهدف من التقرير؛ فهناك تقارير تحتاج لذكر الربح الكلي للشركة مثلاً، وهناك تقارير أخرى تختص بذكر نشاط الموظفين داخل الشركة.
• محاولة كتابة أرقام، وتضمين رسوم بيانية وتوضيحية في التقرير، وذلك لأنّ الأرقام والرسومات تدعم التقرير، وتسهّل على الجهة المستقبلة قراءته وتقييمه، والاستفادة من المعلومات التي يحتويها.
• وضع توقعات مستقبيلة، بحيث تحتوي على أهداف التقرير، ووضع حلول تصويرية مستقبلية تختص بكيفية حل العقبات والمشاكل الخاصة بموضوع التقرير.
• كتابة خطة شاملة لتحقيق الأهداف المرجوة بشكلٍ واضح ويمكن تنفيذه عملياً، وتجنب ذكر خطط معقدة، ولا يمكن تطبيقها على أرض الواقع.
• طباعة عدد كافٍ من النسخ، بحيث تقدّم نسخة واحدة لكل عضو في الإدارة.
• الالتزام باستخدام نوع خط واضح وبسيط، واستخدام حجم ولون مناسبين، والابتعاد عن استخدام الألوان المختلفة، وأنواع الخطوط المزيّنة، والحفاظ على رسمية التقرير.
• كتابة الخاتمة التي من الممكن أن تحتوي على نتائج وحلول للمشكلة، أو مجموعة من التوصيات لأعضاء الإدارة.